北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院作为资料使用者,尊重个人资料的私隐。大学全力支援并承诺会发扬保障资料原则的精神及在管理时按照条例所列要求行事。为了按条例要求行事,大学准备了一套关于个人资料处理的政策指引,确保员工按最严格的安全及保密标准实施。大学的政策及实际做法总结如下 :

  1. 个人资料只会为合法的目的而收集,而且会采用公平和合法的收集方法。因某理由收集的资料 要足够但不会过量 。在收集资料时,以下几点必须清楚地通知资料当事人:
    1. 收集资料的目的及资料会转让给什么类别的人 。
    2. 提供资料是出于自愿抑或是必须及拒绝提供必须资料会带来的后果。
    3. 资料当事人有权要求查阅并有权修改资料使用者掌握的资料。
    4. 处理查阅及修改资料要求的负责人是谁。
  2. 大学会实施一切合理和可行的措施以确保记录的资料正确。
  3. 个人资料会只保存至达到收集资料的目的为止。
  4. 未经当事人允许,个人资料只会用于收集资料的原来目的,而不会用于其他用途。资料当事人可收回事前应允。
  5. 浸会大学会采取一切可行的措施以保障个人资料,避免 资料在未经许可或意外情况下被查阅、处理、删除或作其他用途。
  6. 与大学个人资料有关的普遍可用资讯如下:
    1. 所存放的个人资料种类;
    2. 个人资料的主要用途;
    3. 与个人资料有关的政策和措施。
  7. 资料当事人有权向资料使用者 查阅 本人的资料,但必须在合理时间之内亲自前往或写信致有关部门 / 办事处,支付合理费用, 查阅方式合理 ,书信申请的形式明白易懂。资料当事人在递交查阅后的四十天之内会获得通知;若资料更改申请不获批准,亦会提供原因。
  8. 资料当时人同时有权亲身或以书信方式向有关部门 / 办事处要求更改个人资料。
  9. 对于透过互联网传送个人资料,大学实施了下列保安措施 :
    1. 加密 – 虽然 大学的加密机制仍在计划中 ,但大学的伺服器安装了系统安全和“防火墙”软件,能在最大程度上防御互联网上袭击。组织完备而安全的备份系统亦准备就绪。 在此情况下,使用者向大学提供的资料会储存在大学的伺服器内,能在最大程度上防御其他使用者在未经许可或意外情况下查阅、处理、删除或以其他方式非法操纵系统。
    2. 上 网记录 – 为保障使用者的私隐,本校通常不会使用需要上网记录的程式。在少数使用上网记录的情况下,执行前,网页上亦有声明在使用者准备查阅之前提醒使用者。虽然上 网记录能使本校的网页伺服器监察到使用者浏览过的网址、到过的网页和作出的选择,但本校绝不会分析任何上网记录数据或外泄资料。
  10. 同时,大学亦禁止用户 ( 包括校内外的用户 ) 传送大量内容粗暴及令人恼怒的邮件,包括传送未要求传送的电邮、发放电邮炸弹、散布商业广告 / 推广及传送 连锁式邮件。校方对违规者会采取适当的行动,包括法律控告。

大学保存的各种个人资料及其用途

根据不同的用途,各学系 / 学院 / 部门所保存的个人资料各有不同。一般而言,这些个人资料可分为事实资料、评估资料或统计资料 。事实资料多由资料当事人提供;评估资料,一般由资料当事人以外的人提供;而统计资料,则主要来自事实资料和评估资料。 因此,在统计分析前,会对个人资料作出非个性化处理 。以下是大学通常会保存的个人资料∶

  1. 求职者的个人资料会存放在人事部,作招聘管理之用。个人资料包括求职者 的个人细节、个人证件副本、证书副本及工作经验履历副本和评审资料。评审资料包括面试评估、评审小组的建议和决定、推荐信和其他适用的校外评估及测验报 告。这些个人资料会转送到相关的学系、学院、部门或办事处,作为招聘考虑和参考之用。它们会暂存于有关部门直至招聘活动结束。
  2. 大学职员的个人资料会被保存,主要用于委任管理、人力资源分配和雇员管理。雇员人事管理包括在职人员薪酬、离职及员工福利的管理、管理分析、用于职员任用、晋升及处分、培训和雇员发展管理的评估和审核。另一方面,有关雇员的税款和退休金资料,会被保存用于税务和退休金管理。
  3. 人事部会保留 已离职员工 的个人资料,员工的个人档案纪录员工的个人资料、家庭资料、合同资料、评估资料和其他有关福利的资料,并会保留至员工离职后一年。然后,这些资料将会被整理,以作雇用证明并以电子方式存档。不过, 根据税务条例,有关大学所提供的福利资料将会保留至员工离职后七年。
  4. 申请学生的个人资料、考试成绩和评估资料将会用作甄选申请人的基础。这些资料将于甄选程式完成后销毁。
  5. 大学学生的个人资料,包括个人细节、家庭状况、学历、学业和评估记录及教务议会决议得到保留,用于学生注册、学费结算、课程和考试的策划与管理、授予和确认教材、计算和公布考试成绩、与学生沟通、提供成绩单和参考资料、大学宣传 / 公关活动、管理分析及奖学金的评估。学生的其他个人资料如与辅导相关的资料、操行纪录、课外活动纪录及与实习有关的资料会保留,用作辅导 / 个案管理、与学生沟通、普通和专业参考资料以及作统计用途。学生毕业时,他们的基本证明资料和个人细节将会作为校友资料保留下来。
  6. 校友 个人资料会得到保存,作为与大学发展、邀请他们出席大学特别活动和校友聚会等相关的沟通之用,以及作为资料分析和撰写大学发展统计报告之用。

- 完 -